開幕式是一個展會成功舉辦的良好開端,它在整個展會活動中發(fā)揮著十分重要的平臺作用。對一個展會來說,開幕式展示了儀式感和禮儀性,是策劃展會開幕式活動的要旨,同時也是主辦單位向公眾展示展覽會的規(guī)模和實力的良好機會,因而必須受到重視,更不能有任何差錯。開幕式要辦好,不簡單,事先需要周密的策劃和安排,在準備充分的前提下,才能確保開幕式的順利舉行。開幕式要辦好,不簡單?,F(xiàn)實中,很多策劃負責人并沒有充分考慮好,節(jié)奏不夠緊湊,氣氛不夠活躍,形式落入俗套,流程繁復(fù),既浪費了時間又增加了成本,應(yīng)該如何做好開幕式策劃,專業(yè)的策劃老鳥來為你支招。
1、制定策劃方案:會議策劃方案是會議活動策劃意圖的書面表達形式,是會議組織者制訂的詳細、周密的會議實施計劃,一般包括會議概要、日程安排、會議預(yù)算等內(nèi)容。
2、擬定嘉賓名單:開幕式活動基本是在展會開幕的當天上午舉行,而且是在展會開館之前舉行,由于邀約出席典禮的嘉賓較多、現(xiàn)場觀禮的人群聚集,加之諸多議程需要在短時間完成,故而組織工作并不輕松。因此,需要預(yù)先制訂方案以避免工作不落實或“打亂仗”。開幕式的組織工作方案包括舉辦時間、場地及布置要求、邀約嘉賓、活動議程等內(nèi)容。
3、抓住工作重點環(huán)節(jié):要根據(jù)邀請禮儀及宣傳需要,擬出嘉賓名單,確定嘉賓人數(shù),指定統(tǒng)一參會邀請函,并發(fā)布邀請。邀請高級別嘉賓,,須按規(guī)定程序提前進行(如邀請國家級領(lǐng)導(dǎo)人,須按相關(guān)規(guī)定逐級請示)。對于異地或國外的嘉賓,要在對方接受邀請后落實接待安排。
4、確定開幕式議程:一般包括主持人介紹出席嘉賓、主辦方代表致辭、嘉賓代表致辭、參展商代表致辭、嘉賓宣布展會開幕、嘉賓剪彩等議程。議程設(shè)置可根據(jù)主辦方的需要而增加,如播放宣傳展會的視頻短片。
5、對接供應(yīng)商:對接搭建公司,提出典禮臺及背景板的制作要求,審查設(shè)計效果圖,督促其按時搭建,監(jiān)督工程質(zhì)量。對接禮儀公司,確定開幕式氣氛營造、禮賓接待事宜。
6、擬定主持詞及嘉賓致辭稿件:為致辭的主辦方代表或嘉賓代表代擬講稿,為主持人提供主持稿。
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